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【遴选笔试备考】公文写作常见错误及规范化要求

小编:  来源:  日期:2021-07-25

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  【编者按】遴选考试中,公文起草类的试题占比越来越重大,成为考察干部基本功扎不扎实的重要手段。考试中,除了内容的完整外,公文格式的规范也非常重要,很多学员对此不重视失分较多。本文总结近年来考生练习中易失分的常见问题,提出规范性的要求,便于所有考生对照检视。

  《党政机关公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。其中,有部分内容遴选考试中很少涉及到,如“份号、密级和保密期限、紧急程度”等,这里结合遴选考试实际,为大家梳理一下常考内容中容易出现的一些错误及如何进行规范表述。

  1.发文机关

  问题:发文机关名称加括号并标注文种,如:××××局(通知)、××××部(批复)。

  要求:发文机关标志应由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。如:××××局文件。

  2.发文字号

  问题:①年份标注不正确,如将2021年标注为〔21〕;②应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号,如将〔2021〕标注为(2021);③发文顺序号编虚位,如将“×××〔2021〕1号”误写成“×××〔2021〕01号”;④年份前面加“字”、后面加“第”等,如将“×××〔2021〕1号”误写成“×××字〔2021〕第1号”等。

  要求:发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,正确的写法为“×××〔20××〕×号”。联合发文时,使用主办机关发文字号。

  3.签发人

  问题:①上报公文不标注签发人;②联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人;③签发人标注不规范,排列不整齐,签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。

  要求:上行文应当标注签发人姓名,不同层次的文件签发人不同,协办部门的签发人也应该标注,使用楷体三号字并排列整齐。

  4.公文标题

  问题:①文种使用不当,如“××局关于××××××的请示报告”;②随意创造文种,如“××局关于×××的建议”、“××局关于×××的说明”;③在标题中随便使用标点符号,如“××局关于×××、×××的通知”;④不标明发文机关名称,如“关于××××××的通知”,省略了发文机关;⑤重复使用介词结构“关于”,如“××局关于印发关于××××××规定的通知”;⑥重复使用公文文种,如“×××转发××局转发×××局印发关于××××××规定的通知的通知的通知”。

  要求:公标题由发文机关名称、事由和文种组成,不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容,使用正确文种,做到准确、精练,通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号,除书名号、引号、括号之外,其他标点符号不能在标题中随意乱用。

  5.主送机关

  问题:①多头请示。如县人民政府向市委、市政府同时报送“请示”;②不按隶属关系行文。如县实验中学越过县教育局向县人民政府行文。或者把不相隶属的两个上级机关并列随意主送,如“县教育局并县政府”。③有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文。如“县政府并××县长”。

  要求:主送机关就是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对需要同时报告两个上级机关的事项,报告事项为主的上级机关用主送,报告事项为辅的上级机关则用抄送,不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。要坚持党政分开的原则,不能同时以党委和政府的名义写请示,一般不直接向领导者本人发送公文。

  6.正文

  问题:①请示、报告文种混用;②多件事情在一个请示中表述;③报告中夹带请示事项;④联合行文不规范。

  要求:①请示、报告为不同文种,不能写成“关于××××问题的请示报告”;②“请示”要严格遵守一文一事的原则,一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可,不能在一个请示中向上级机关提出多个不相关联的事项;③“报告”中不能夹带请示事项,以报告情况、答复问题为主,严格与“请示”的内容分开。④一个部门下发的公文其内容涉及其他部门的职责,不经会签不能单独向本系统及下属单位下发;上报公文,其内容涉及其他部门的职责,则必须与相关部门会签同意后方可向上级机关报送“请示”或“报告”,没有达成一致的内容不能写入“请示”或“报告”中。

  7.附件

  问题:①公文中带有附件,却漏标附件说明;②附件顺序号用汉字标注;③顺序号后面用顿号分隔;④附件名称后加句号;⑤附件名称较长转行后顶格排列。

  要求:附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空两字位置编排“附件”二字,后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件,则依次单独成行向下排列。附件顺序号用阿拉伯数字标注,后面用顿号分隔,附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需要分行时,第二行应与上行附件名称的首字对齐。

  8.发文机关署名

  问题:①发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称不一致;②部门给下级单位下发通知,以部门名义发文,署名却是部门的某个业务科室。

  要求:发文机关署名要用机关全称或规范化简称,发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称要一致,部门给下级单位发文,署名应为机关全称或规范化简称。

  9.成文日期

  问题:①成文日期标注不准确;②成文日期用汉字标注。

  要求:公文的成文日期要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期,联合发文要署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字,标注的年、月、日均用全称,年、月、日不编虚位,不简称。如“2021年4月20日”,不能写成“21年04月20日”。

  10.附注

  问题:附注内容和位置标注错误。

  要求:附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等,一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系电话,以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通,协调事项。

  11.抄送机关

  问题:抄送单位没有按机关性质和隶属关系确定,或者抄送领导机关或部门负责同志个人。

  要求:抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属机关。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。具体排列上,依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序,一般不抄送领导机关或部门负责同志个人。

  12.印发机关和印发日期

  问题:印发机关书写错误,公文签发日期与印发日期混淆。

  要求:制发公文的部门印发机关一般写其部门办公室,而不写其部门,如“×××局办公室印”,印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日,后面加“印发”二字。

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关键词:遴选笔试备考 公文写作格式

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